Przechowywanie danych osobowych i nowy moduł Motivizer​


Przechowywanie danych osobowych i nowy moduł Motivizer - retencja danych

Retencja danych osobowych to termin bardzo istotny w czasach globalnej cyfryzacji i automatyzacji. Polityka retencji danych określa procedury postępowania związane z ustaleniem czasu ich przetwarzania w celu realizacji istniejących procesów biznesowych.

Zasada ograniczenia przechowywania, która została sformułowana w art. 5 ust. 1 lit. e RODO nakłada na każdego przedsiębiorcę wymóg usuwania danych po określonym czasie. Przechowywanie danych w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, powinno mieć miejsce przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, dla których te dane są przetwarzane. Zgodnie z przepisami (RODO) dane osobowe, w szczególności dane wrażliwe powinny być przechowane przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane są przetwarzane.

Ustawa przewiduje pewne wyjątki zezwalające na dłuższe przechowanie danych np. do celów archiwalnych w interesie publicznym, celów badań naukowych, historycznych lub statystycznych. 

Wspominane wyjątki mają jednak ograniczone zastosowanie, dlatego też niezbędne jest, aby każdy administrator danych osobowych ustalił „niezbędny” dla siebie okres przechowania danych. Okres ten zwany jest „okresem retencji danych osobowych”.

Sugerowany okres przechowywania danych osobowych

Wskazówką do definiowania okresu retencji danych może być np. okres potencjalnych roszczeń (zwroty, reklamacje lub inne) związany z daną czynnością, dla której zbierane są dane. Innym przykładem może być okres przedawnienia zobowiązań podatkowych. Tak więc, parametr retencji może być wyznaczony przez regulacje prawne lub w innych uzasadnionych biznesowo przypadkach.

Dlaczego polityka retencji jest tak ważna?

Głównym celem, a zarazem największą zaletą retencji danych jest zmniejszenie ryzyka ich potencjalnego ujawnienia. W sytuacji, w której platforma dostawcy usług benefitowych bez modułu polityki retencji – uległaby atakowi hakerskiemu, potencjalne ryzyko to wyciek dziesiątek tysięcy rekordów z danymi osobowymi i dostęp do tych danych przez nieupoważnione osoby.

Odpowiedzią na wspomniane ryzyko jest “moduł retencji danych osobowych” w systemie kafeteryjnym Motivizer.

Możliwości modułu retencji danych osobowych Motivizer

Moduł retencji Motivizer pozwala administratorom naszych klientów (administrator HR) na łatwe zarządzanie polityką retencji m.in.:

• Umożliwia nadanie odpowiednich uprawnień administratorom HR
• Umożliwia tworzenie kategorii retencji
• Zawiera opcję usuwania danych lub ich anonimizacji
• Definicja okresu retencji w miesiącach
• Zawiera opcję automatycznego procesu zakończenia retencji lub inicjacji „ad-hoc” z systemem przypomnień dla administratora
• Raportuje proces zakończenia retencji: zakres danych podlegających polityce retencji
• Definiuje daty wyliczenia retencji (np. data zakończenia świadczenia abonamentowego)

Motivizer cały czas rozwija swój system wsparcia i digitalizacji działów Human Resources by sprostać zmieniającym się wymaganiom przed jakimi stają pracodawcy. Innowacyjny moduł zarzadzania polityką retencji w Motivizer gwarantuje zgodne z prawem, rzetelne i przejrzyste przechowywanie i przetwarzanie powierzonych danych co jest bezwzględnym priorytetem zespołu Motivizer.