Jak zaplanować wydatki na ZFŚS? Wzór preliminarza wydatków z ZFŚS

Planowanie wydatków

Na pracodawcach zatrudniających co najmniej 50 pracowników na podstawie umowy o pracę ciąży obowiązek utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Dzięki niemu możliwe jest materialne oraz pozamaterialne wspomaganie pracowników, motywowanie ich do bardziej efektywnej pracy oraz zwiększanie zaangażowania i co za tym idzie – lojalności wobec firmy. Jednak aby przyznawanie świadczeń mogło przebiegać bez komplikacji, warto wcześniej zaplanować wydatki na dany rok. Jak to zrobić? Z czego finansować ZFŚS? I jak stworzyć preliminarz wydatków? Wyjaśniamy.

 

 

Źródła finansowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 2018 r.

Na początku warto jednak zaznaczyć, że finansowanie Zakładowego Funduszu Świadczeń możliwe jest w głównej mierze dzięki odpisom, których wysokość w danym roku może się zmienić. Obecnie obowiązują takie same zasady dotyczące określania wysokości odpisów co w 2017 r. W jaki sposób jest to obliczane? Przyjmuje się, że średnie wynagrodzenie, które stanowi podstawę do naliczenia odpisów, wynosi tyle samo, co przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w II półroczu 2012 r., a więc jest to kwota 3161,77 zł.

Jak to wygląda w praktyce? Na jednego zatrudnionego pracownika w 2018 r. należy wykonać odpis na 1185,66 zł, czyli 37,5% podstawy jego wymiaru. W przypadku pracowników zatrudnionych w uciążliwych warunkach kwota ta zwiększa się do 1580,89 zł, co stanowi 50% podstawy wymiaru.

Na jednego młodocianego pracownika powinno się dokonać odpisu w wysokości: 158,09 zł (5%) w pierwszym roku nauki, 189,71 zł (6%) w drugim roku nauki oraz 221,32 zł (7%) w trzecim roku nauki.

W przypadku osób posiadających orzeczenie o niepełnosprawności wykonuje się odpis stanowiący 43,75% podstawy wymiaru, czyli 1383,27 zł. Jako iż pomocą socjalną mogą zostać objęci emeryci oraz renciści, dla których firma była ostatnim miejsce pracy, pracodawca może wykonać odpis równy kwocie 197,61 zł kwotę tę zwiększyć do 6,25%.

W firmie może zostać również utworzony zakładowy żłobek lub klub dziecięcy z pieniędzy pozyskanych z ZFŚS, przy czym przeznacza się na ten cel kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego funduszu. W związku z tym można dodatkowo zwiększyć odpis na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% (czyli o 237,13), ale wszystkie pozyskane w ten sposób pieniądze muszą być przeznaczone na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

 

Preliminarz wydatków ZFŚS

Choć tworzenie preliminarza wydatków nie jest obowiązkowe, większość zakładów decyduje się na stworzenie planu rzeczowo-finansowego, w którym określane jest, ile pieniędzy ma zostać przeznaczonych na wybraną działalność socjalną.

Podstawą do stworzenia preliminarza jest pula środków pozyskanych z odpisów, dlatego niezbędna jest wiedza dotycząca ich wysokości. Aby jednak dopasować świadczenia do potrzeb pracowników, należy wziąć też pod uwagę to, w jaki sposób w poprzednich latach benefity były wykorzystywane oraz kto i w jakim zakresie z nich korzystał. Tutaj z pomocą może przyjść nasz system kafeteryjny, który nie dość, że ułatwia rozliczanie środków z ZFŚS, to umożliwia jeszcze generowanie potrzebnych statystyk.

Najczęściej taki plan wydatków składa się z dwóch części: wpływów i zaplanowanych wydatków. Do wpływów zalicza się wysokość odpisów, niewykorzystane środki z poprzednich lat, czy odsetki od kwot znajdujących się na rachunku bankowym. Natomiast w części dotyczącej wydatków powinno się określić szacowane kwoty, jakie zostaną przeznaczone na poszczególne formy działalności socjalnej. Można skorzystać z przykładowego wzoru preliminarza wydatków z ZFŚS, który powinien ułatwić stworzenie własnego dokumentu. Trzeba też pamiętać o tym, że jest to orientacyjny plan, który w ciągu roku najczęściej ulega zmianom.

Wzór preliminarza wydatków

 

Korygowanie wysokości odpisów

Określając pule środków, które mogą zostać uwzględnione w preliminarzu wydatków, trzeba najpierw zaplanować wysokość kwoty, jaka zostanie przelana na rachunek bankowy ZFŚS. Należy wiedzieć, że konto musi zostać zasilone w dwóch ratach, z czego pierwsza wynosi co najmniej 75% równowartości odpisu podstawowego, a druga obejmuje pozostałą część.

Ze względu na to, że nie da się przewidzieć wszystkich zmian kadrowych, należy oszacować średnie zatrudnienie w danym roku. W tym celu trzeba najpierw obliczyć średnią liczbę osób zatrudnionych na pełny wymiar czasu pracy w poszczególnych miesiacach. Następnie powinno się dodać do siebie stan zatrudnienia ze wszystkich miesięcy w roku i otrzymaną sumę podzielić przez 12.

Jako, iż są to jedynie plany szacunkowe, pod koniec roku można przeprowadzić korektę odpisów na podstawie faktycznej liczby pracowników z poszczególnych miesięcy. Jeśli okaże się, że średnia liczba zatrudnionych osób jest niższa od faktycznej można: wycofać nadwyżki z ZFŚS na rachunek firmy lub pomniejszyć przyszłoroczny odpis na działalność socjalną o kwotę nadwyżki.

Natomiast w odwrotnej sytuacji, gdy planowany poziom zatrudnienia jest niższy od stanu faktycznego, należy odprowadzić na rachunek ZFŚS dodatkowe środki. Taką korektę można wykonać także w trakcie roku, przed przelaniem pierwszego lub drugiego przelewu, jednak i tak trzeba będzie wykonać ostateczną korektę w grudniu.

 

Kwestie związane z odpisami na ZFŚS oraz tworzeniem preliminarza wydatków są skomplikowane, dlatego warto korzystać z pomocy doświadczonych osób. Ułatwieniem może też być wprowadzenie w firmie systemu kafeteryjnego, który usprawni zarządzanie świadczeniami pozapłacowymi.