Moduł QES do podpisu kwalifikowanego

QES – Nowy Moduł do Systemu Motivizer

Od początku wybuchu globalnej pandemii coraz więcej pracodawców decyduje się na przejście na system pracy hybrydowej lub całkowicie zdalny. W takim wypadku wielu przedsiębiorców zaczęło wdrażać elektroniczny obieg dokumentów. Jego istotnym elementem jest wdrożenie modułu pozwalającego na podpisywanie dokumentów dzięki kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu.

Motivizer cały czas rozwija swój system wsparcia i digitalizacji działów Human Resources by sprostać zmieniającym się wymaganiom przed jakimi stają pracodawcy. Nasz nowy Moduł QES od Motivizer jest zgodny z rozporządzeniem eIDAS* co gwarantuje bezpieczeństwo i pełną zgodność z prawem Unii Europejskiej**. Dzięki temu dokumenty podpisane przy pomocy narzędzia od Motivizer są akceptowane w każdym kraju członkowskim. Możesz nim podpisać także dokumenty, które wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności (np. umowę o pracę, wszystkie umowy z przeniesieniem autorskich praw majątkowych, umowę prowadzenia rachunku bankowego, leasingową czy pełnomocnictwo ogólne). Podpis kwalifikowany jest również często wymagany przez organy administracji państwowej i samorządowej.

Co to podpis kwalifikowany i czym się różni od podpisu elektronicznego?

Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który ma moc prawną taką jak podpis własnoręczny. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację składającej podpis osoby. Tylko ta osoba, do której podpis i certyfikat są przyporządkowane, może go używać. Podpisem kwalifikowanym możesz podpisać dowolny dokument i w odróżnieniu od profilu zaufanego, za pomocą podpisu kwalifikowanego można nie tylko załatwiać sprawy urzędowe, ale też m.in. zawierać umowy na odległość czy załatwiać wszystkie sprawy na linii pracownik – pracodawca bez potrzeby fizycznego spotkania – co ma szczególne znaczenie w czasie, gdy praca zdalna jest coraz popularniejsza.

Co szczególnie ważne, opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym ma, zgodnie z przepisami polskiego kodeksu cywilnego, taką samą moc prawną jak złożenie własnoręcznego podpisu. Przeczytaj więcej o tym co to jest elektroniczny podpis kwalifikowany dla działów HR.

Wszystko o Module QES – elektroniczny podpis kwalifikowany

Jak działa Moduł QES od Motivizer?

Po wdrożeniu nowego modułu użytkownik będzie musiał mieć przy sobie tylko ważny dokument tożsamości, smartfon i dostęp do Internetu. Po uruchomieniu modułu wystarczy dodać przygotowany dokument w formacie PDF i wybrać podpis. W kolejnym kroku nastąpi połączenie video w celu weryfikacji (wtedy trzeba będzie zaprezentować dokument tożsamości). Jeśli weryfikacja przebiegnie pomyślnie użytkownik otrzyma sms z kodem, którym potwierdzi dodanie podpisu.

Bardzo ważną funkcjonalnością jest możliwość podpisania dokumentu przez wiele osób. W systemie wystarczy dodać adresy email innych użytkowników i ustalić kolejność podpisujących.

Czym jest eIDAS?

Skrót eIDAS (ang. electronic IDentification, Authentication and trust Services) oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym. Dokument obowiązuje w całej Unii Europejskiej od 1 lipca 2016 roku i jest stosowany bezpośrednio w polskim porządku prawnym. Celem rozporządzenia eIDAS jest zwiększenie zaufania do transakcji elektronicznych poprzez ramy prawne, które gwarantują ich bezpieczeństwo na poziomie europejskim.

Czym jest podpis kwalifikowany w świetle rozporządzenia eIDAS?

Rozporządzenie eIDAS definiuje też, czym jest tak zwany podpis kwalifikowany, czyli szczególna forma zaawansowanego podpisu elektronicznego. Artykuł 26 dokumentu stwierdza, że „zaawansowany podpis elektroniczny musi spełniać następujące wymogi:

a) jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu;

b) umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego;

c) jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą; oraz

d) jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.”

Dodatkowo kwalifikowany podpis elektroniczny jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego (art. 13, pkt 12). Certyfikat jest wydawany na czas określony, wyłącznie przez kwalifikowanych dostawców zaufania, po weryfikacji tożsamość osoby, która się o niego ubiega. Podobnie jak „zwykły” podpis elektroniczny, podpisy kwalifikowane również można uzyskać całkowicie online – dzięki wideoweryfikacji.

Z racji na dodatkowe wymagania, które musi spełniać, podpis kwalifikowany ma natomiast szerszy zakres zastosowań niż pozostałe podpisy elektroniczne. Wedle eIDAS, „kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu” (art. 25, pkt 2).