Kwalifikowany podpis elektroniczny dla działów HR

podpis kwalifikowany elektroniczny dla human resources

Podpis elektroniczny w XXI wieku jest już czymś, bez czego trudno się obejść. Szczególnie ważny jest podpis kwalifikowany m.in. dla działów HR.

Co to podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to rozwiązanie technologiczne, które pozwala na cyfrowe potwierdzenie własnej tożsamości. Dzięki niemu nie jest konieczne własnoręczne podpisywanie dokumentów, co ma szczególne znaczenie w dobie coraz częstszego wykonywania pracy z własnego domu.

Czym się rożni podpis kwalifikowany od podpisu elektronicznego?

Certyfikat kwalifikowany to podpis elektroniczny, który ma moc prawną taką jak podpis własnoręczny. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację składającej podpis osoby. Tylko ta osoba, do której podpis i certyfikat są przyporządkowane, może go używać. Jest to największa różnica między certyfikatem kwalifikowanym, a niekwalifikowanym.

Co oznacza kwalifikowany podpis elektroniczny i do czego służy?

Podpisem kwalifikowanym możesz podpisać dowolny dokument.

W odróżnieniu od profilu zaufanego, za pomocą podpisu kwalifikowanego możesz nie tylko załatwiać sprawy urzędowe, ale też na przykład zawierać umowy na odległość, czy brać udział w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych.

Od początku wybuchu globalnej pandemii coraz więcej pracodawców decyduje się na przejście na system pracy hybrydowej lub całkowicie zdalny. W takim wypadku wielu przedsiębiorców zaczęło wdrażać elektroniczny obieg dokumentów. Jego istotnym elementem jest wdrożenie modułu pozwalającego na podpisywanie dokumentów dzięki kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu. 

Co szczególnie ważne, opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym ma, zgodnie z przepisami polskiego kodeksu cywilnego, taką samą moc prawną jak złożenie własnoręcznego podpisu. Dlatego podpis kwalifikowany może z powodzeniem zastąpić podpis tradycyjny, nawet jeśli dany dokument pod rygorem nieważności powinien zostać sporządzony w formie pisemnej.

Jak można wykorzystać elektroniczny podpis kwalifikowany? Co można nim podpisać?

  • Deklaracje w systemie Płatnik.
  • W Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePuap),
  • Uwierzytelnianie na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS).
  • Deklaracje podatkowe do Urzędów Skarbowych.
  • W Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC)
  • Podpisywać sprawozdania finansowe.
  • Zdalnie zawierać umowy cywilno-prawne.
  • Rejestracja i identyfikacja wykonawców biorących udział podczas aukcji lub przetargów.
  • Zawieranie umów oraz udział w aukcjach na elektronicznych platformach przetargowych.
  • Potwierdzanie tożsamości w kontaktach z urzędami administracji publicznej.
  • Przesyłanie do GIIF informacji o transakcjach finansowych.
  • Przesyłanie Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia (w skrócie JEDZ).
  • Podpisywanie i pobieranie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców.
  • Podpisywać dokumentację medyczną.
  • Podpisywać treści autorskie, zdjęcia, notatki.
  • Potwierdzać pisma składane do sądu.

Gdzie można wyrobić podpis kwalifikowany? Czyli jak uzyskać go w swojej firmie?

Dostawcami kwalifikowanych podpisów mogą być jedynie podmioty spełniające określone wymogi i wpisane do specjalnego rejestru dostawców takich usług. Aktualną listę dostawców podpisów kwalifikowanych w całej Unii Europejskiej można znaleźć na stronie internetowej https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/.

Procedura uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego może nieco różnić się w zależności od dostawcy. Zwykle wymagane jest jednorazowe spotkanie osoby, której ma być wydany podpis, z przedstawicielem dostawcy lub jego partnerem w celu weryfikacji tożsamości. Dostępne są usługi obejmujące dojazd do osoby, która chciałaby uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny, pomoc w instalacji niezbędnego oprogramowania, czy wstępne przeszkolenie techniczne.

Motivizer także oferują implementację podpisu elektronicznego w Twojej firmie!

System Motivizer wprowadził nowe rozwiązanie dla naszych Klientów. Moduł kwalifikowanego podpisu elektronicznego Motivizer pozwala w prosty sposób zaimplementować kwalifikowany podpis elektroniczny w każdej firmie.

Zobacz funkcjonalności i możliwości modułu QES od Motivizer do wdrożenia podpisu kwalifikowanego w Twojej firmie,

Motivizer cały czas rozwija swój system wsparcia i digitalizacji działów Human Resources by sprostać zmieniającym się wymaganiom przed jakimi stają pracodawcy. Moduł kwalifikowanego podpisu elektronicznego Motivizer gwarantuje zgodny z prawem UE i akceptowany w każdym kraju członkowskim w pełni bezpieczny sposób na wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.