System kafeteryjny jako platforma obiegu dokumentów w HR

Motivizer to platforma usprawniająca zarządzanie informacją w dziale HR, w organizacjach. Szeroka gama funkcjonalności oraz usług pozwala na rozwiązywanie bardzo złożonych potrzeb Działu Kadr.

Platforma Kafeteryjna Motivizer jest rozwiązaniem, na które składają się cztery logiczne elementy: usługi związane z obsługą procesów (strukturalnych oraz niestrukturalnych), usługi związane z obsługą treści (pozyskiwanie, edycja, wyszukiwanie, transformacja etc.), usługi związane ze składowaniem danych (szyfrowanie, podpis elektroniczny dla HR, podpis kwalifikowany, archiwizacja, inteligentne rozkładanie danych etc.), jak również usługi związane z integracją z systemami zewnętrznymi.

System został zaprojektowany z myślą o skalowalności. Wielowarstwowa architektura oraz zastosowanie technologii J2EE zapewnia możliwość dostosowania się systemu do potrzeb klienta.

Dodatkowo – aplikacja skaluje się poprzez zastosowanie maszyn wieloprocesorowych (wielowątkowość) oraz zastosowanie klastrów obliczeniowych (wieloprocesowość).

Motivizer pozwala zapewnić bezpieczeństwo informacji w organizacjach na wiele sposobów poprzez:

• Zabezpieczanie danych w repozytorium danych
• Szyfrowanie repozytorium
• Autentykację biometryczna, poprzez karty kryptograficzne, profil zaufany i inne.
• Integracja z Active Directory oraz innymi usługami LDAP
• Bogatą funkcjonalność uprawnień dla każdego z obiektów zapisanych w repozytorium
• Zabezpieczanie danych poza repozytorium.

Podstawowe cechy i komponenty systemu do elektronicznego obiegu dokumentów

Koncepcja platformy Motivizer opiera się na czterech głównych warstwach:

• Warstwa usług, składająca się z serwera treści i szeregu różnych dodatkowych usług, zapewnia sprawne działanie mechanizmu zarządzania treścią i stanowi podstawę pozostałych produktów,
• Warstwa interfejsu, na którą składają się klasy podstawowe i pokrewne im interfejsy programowania aplikacji (API), zapewnia komunikację pomiędzy warstwą usług a klientami korzystającymi z tych usług,
• Warstwa kliencka, składająca się z produktów dla użytkownika końcowego, narzędzi programistycznych i mechanizmów integracji z innymi systemami, umożliwia dostęp do funkcji zarządzania treścią w kontekście konkretnych działań biznesowych,
• Warstwa aplikacji, zawierająca produkty dostarczone przez Motivizer i firmy partnerskie bądź tworzone na zamówienie, obejmuje zintegrowane aplikacje wykorzystujące funkcje zarządzania treścią podczas normalnej pracy.

Pierwsze trzy warstwy składają się na platformę kafeteryjną i stanowią podstawę dla warstwy aplikacji.

Atrybuty dokumentów przechowywane są w tabelach w relacyjnej bazie danych. Zestaw właściwości przypisanych każdemu elementowi można konfigurować i dowolnie poszerzać. Może zawierać atrybuty, które dopuszczają tylko jedną wartość (np. niepowtarzalny numer identyfikacyjny dokumentu) lub kilka wartości (np. słowa kluczowe opisujące zawartość dokumentu).

Serwer treści wymusza właściwą konfigurację zabezpieczeń i dba o to, aby dostęp do plików, metadanych i indeksów mieli jedynie uprawnieni użytkownicy. Żaden użytkownik ani aplikacja nie może obejść serwera i uzyskać dostępu do danych bezpośrednio z poziomu systemu plików czy oprogramowania bazodanowego.

System uprawnień wyróżnia następujące poziomy dostępu:

• BRAK – brak dostępu,
• PODGLĄD – podgląd właściwości dokumentu,
• ODCZYT – możliwość przeglądania zawartości,
• ADNOTACJA – dodawanie komentarzy do dokumentów,
• WERSJONOWANIE – modyfikacja obiektu i tworzenie nowych wersji,
• ZAPIS – modyfikacja obiektu i zapis pod są samą wersją,
• USUWANIE – usuwanie dokumentu.

Dodatkowo, w systemie funkcjonują uprawnienia rozszerzone, nadawane niezależnie od uprawnień podstawowych:

• ZMIANA LOKALIZACJI  – przenoszenie obiektu do innego folderu,
• ZMIANA WŁAŚCICIELA – zmiana właściciela,
• START PROCEDURY  – użytkownik może uruchomić procedurę automatyczną,
• ZMIANA STANU  – zmiana stanu dokumentu.

Dużym firmom może być potrzebne rozproszone repozytorium albo kilka oddzielnych repozytoriów. Międzynarodowa korporacja może np. utrzymywać lokalne repozytoria w różnych częściach świata w celu przechowywania informacji potrzebnych na miejscu. Serwer treści dysponuje podstawowymi elementami do budowy rozproszonych środowisk, tak aby były ogólnodostępne przy jednoczesnym zachowaniu odpowiedniej wydajności systemu. Platformę można rozbudowywać na każdym poziomie, od projektowania struktur danych po zastosowanie serwerów i dystrybucję treści do odległych miejsc. Aplikacje klienckie widzą repozytorium jako jednorodną całość, pomimo jego rozproszenia po różnych częściach globu.

Obsługa cyklu życia treści (workflow)

System Kafeteryjny Motivizer pozwala zarządzać treścią od chwili jej powstania lub przechwycenia aż do jej miejsca docelowego. Celem może być np. publikacja informacji o świadczeniu na platformie. Punktem końcowym procesu może być autoryzowana archiwizacja lub zniszczenie treści, która przestała być potrzebna.

Sposób utworzenia i obsługi treści jest równie istotny, co miejsce jego publikacji. Aplikacje do zarządzania treścią różnią się rodzajem obsługiwanej informacji, ale przewidują podobny jej cykl życia, opisany w czterech fazach:

• Tworzenie i przechwycenie treści,
• Zarządzanie treścią,
• Dostarczenie treści,
• Archiwizacja treści.

Motivizer posiada wbudowaną obsługę wszystkich czterech etapów, w tym narzędzia do pracy grupowej nad treścią oraz automatyzacji przepływu pracy w procesach biznesowych.

System traktuje indywidualnie różne rodzaje dokumentów w zakresie praw dostępu, cyklu życia, parametrów opisujących dokument lub procesu workflow.

Zarządzanie treścią – wersjonowanie

Repozytorium treści jest podstawą systemu do zarządzania treścią Motivizer . Jest to bezpieczne miejsce przechowywania danych, umożliwiające zorganizowany dostęp do treści, niezależnie od jej formatu i źródła.

Motivizer potrafi przechowywać dane we wszystkich znanych formatach natywnych, w tym także pliki typu rich media i w formatach złożonych; może też być uzupełniony o dodatkowe formaty. Każdy plik w repozytorium ma przypisany bogaty zestaw atrybutów i właściwości. Służą one jako metadane opisujące treść i są wykorzystywane do jej organizowania, a także podczas jej wyszukiwania przez użytkowników. Zestaw atrybutów każdego pliku można konfigurować i dowolnie rozbudowywać.

Obiekty w systemie kafeteryjnym są wersjonowane. Dotyczy to zarówno obiektów przechowujących treść, takich jak MS Word, PDF, HTML, jak również wewnętrznych obiektów systemu, takich jak procesy Workflow, formularze, definicje wyszukiwania, Dokumenty Wirtualne i wiele innych.

Unikalną cechą Motivizer jest wersjonowanie atrybutów i metadanych obiektu w repozytorium, równoczesne z wersjonowaniem treści.

Motivizer umożliwia swobodne rozgałęzianie drzewa wersji:

Każdy plik w repozytorium chroniony jest silną i elastyczną kontrolą dostępu, która określa prawa dostępu każdego użytkownika. Motivizer reguluje prawa dostępu na poziomie użytkownika oraz jego funkcji. Treść może być zaszyfrowana w repozytorium albo podczas dostarczania użytkownikowi. System potrafi zabezpieczyć treść poza obszarem repozytorium za pomocą rozwiązań wymaganych podczas transakcji i przesyłania dokumentów przez Internet:

Motivizer umożliwia automatyczną kontrolę, zarządzanie i śledzenie kolejnych wersji i podwersji tego samego projektu. Obsługuje meldowanie się i wymeldowywanie z przerabianego dokumentu, zapobiegając zapisaniu sprzecznych ze sobą zmian przez kilka osób jednocześnie pracujących na danym pliku. Potrafi zobrazować dane w różnych formatach, np. PDF i HTML, w celu dystrybucji dowolnym kanałem, a także automatycznie aktualizować pliki wynikowe w przypadku modyfikacji oryginału.

Procesy Workflow (elektroniczny obieg dokumentów)

Motivizer jest pewną i stabilną platformą do przetwarzania procesów biznesowych w formie elektronicznej.

Platforma Kafeteryjna Motivizer dostarcza możliwości automatyzacji i formalizacji przebiegu procesu biznesowego do zarządzania ustrukturyzowanymi procesami biznesowymi:

• Automatyzuje i formalizuje procesy biznesowe,
• Definiuje kto i kiedy wykonuje jakie zadnia (np. proces akceptacji wniosku ZFŚS),
• Struktura Workflow odzwierciedla złożoność procesu biznesowego,
• Automatycznie monituje gdy występują opóźnienia lub inne nieprawidłowości.

Przebieg procesu workflow jest archiwizowany i w każdej chwili możliwe jest wygenerowanie raportu z przebiegu procesu. Raportowanie procesów Workflow obejmuje:

• Aktualny stan i historia procesów,
• Widok wszystkich kroków procesu ze wskazaniem:
  • Statusu,
  • Wykonanych przez użytkownika czynności,
  • Planowanych do wykonania zadań,
  • Komentarzy wpisanych w trakcie procesu,
  • Czasu rozpoczęcia i zakończenia zadania,
  • Informację o upłynięciu terminu przeznaczonego na zadanie.