Instytut Staszica, wywiad: Nowe trendy i szanse dla działów HR

W Polsce cały czas istnieje „kult pieczątki” i niechęć do procedowania dokumentów w formie cyfrowej – choć z roku na rok takie rozwiązania, jak np. podpis elektroniczny są coraz popularniejsze. Czy widać szanse na szybkie przełamanie tego trendu?

Zdecydowanie obserwujemy trend odchodzenia od podpisów papierowych. Pandemia pokazała nam jak wiele procedur, które do tej pory były realizowane tylko przy pomocy papierowych dokumentów można dziś digitalizować. Szczególnie duże jest zainteresowanie automatyzacją i digitalizacją procesów w szeroko rozumianym HR – obserwujemy bardzo szybki proces przechodzenia tych działów do świata online. W trakcie pandemii pracownicy często nie mogli fizycznie kontaktować się z działami HR i kadr. W wielu firmach masowo wprowadzono procedury składania wszelkiego rodzaju wniosków i ich podpisywania w formie elektronicznej. Gdy to tylko możliwe firmy starają się całkowicie wyeliminować używanie papierowych wersji dokumentów. Jest ogromna oszczędność nie tylko papieru, ale także czasu i energii, które mogą być wykorzystane znacznie bardziej produktywnie. Takie podejście ma też oczywiście niebagatelny dodatkowy atut – jest zgodne ze coraz popularniejszą ideą zarządzania firmą zgodnie z zasadami zrównoważonego rozwoju.

U jednego z naszych klientów wdrażamy właśnie procedury pełnej digitalizacji, gdzie dokumenty papierowe nie będą nawet już potrzebne do składania oświadczeń o zgodzie na potrącenie z pensji.

Pandemia nauczyłam nas również bardzo wyraźnego rozgraniczenia naszych czynności, na te które traktujemy jako techniczne i te które wymagają bezpośredniej międzyludzkiej interakcji. Dla przykładu – negocjacje umów czy kontraktów odbywają się w dyskusji, czasami online, ale w większości ważnych kwestii w bezpośredniej rozmowie, kiedy obok samych ustaleń ważne jest by ludzie „spojrzeli sobie w oczy”. Samo jednak podpisanie takich czy innych dokumentów jest już kwestią techniczką i realizowane jest przy pomocy podpisu elektronicznego.

Czy pandemia zmieniła spojrzenie firm i instytucji na nowoczesne, online’owe rozwiązania w zakresie procedur firmowych i komunikacji z pracownikami?

W wielu firmach istniał już od jakiegoś czasu wewnętrzny intranet – najczęściej w formie prostego portalu, w którym zamieszczano istotne informacje, newsy, regulaminy. Taki intranet pełnił często w zasadzie funkcję „tablicy korkowej”. Przy jego pomocy można było ściągnąć także wniosek, który już jednak trzeba było wydrukować i podpisać, a następnie osobiście zanieść do osoby odpowiedzialnej za kadry w danym oddziale. Dziś bardzo szybko i bardzo wiele się w tym zakresie zmienia. Oferowany przez naszą firmę System Motivizer sprawia, że pracownicy w jednym miejscu mogą złożyć wniosek o dofinansowanie wakacji, wniosek urlopowy, o dofinansowanie okularów czy becikowe, a także wnioski o różne deputaty, kartę sportową, ubezpieczenie medyczne czy ubezpieczenie na życie a także zdecydować z jakich chcą korzystać benefitów pozapłacowych. Jednocześnie dział kadr ma automatyczny dostęp do potrzebnych mu raportów, w tym tzw. raportów dedykowanych przygotowanych dokładnie wg. potrzeb danej firmy. W ten sposób z jednej strony pracownicy mają możliwość decydowania o wyborze wszystkich możliwych świadczeń pozapłacowych bez konieczności użycia papierowych wniosków, w dowolnym czasie (także dni wolne i weekendy), przy wykorzystaniu urządzeń mobilnych. Z drugiej strony działy kadr nie muszą już tracić czasu na podsumowywanie, rozliczanie i raportowanie – zestawienia i raporty przygotowuje dla nich system. Zamiast żmudnego budowania tabelek, czas i energię mogą poświecić na kreatywną część swoich obowiązków czyli wzmacnianie motywacji i zaangażowania pracowników.

Motivizer to oryginalny, polski projekt. Czym się różni od podobnych rozwiązaniach z zakresu HR i komunikacji wewnątrzkorporacyjnej, dostępnych na rynku?

Motivizer to najnowocześniejsza technologia dostępna na rynku i gwarancja najwyższego poziomu bezpieczeństwa. Nasze rozwiązanie dostarczamy tak wymagającym klientom jak np. Grupa PZU, T-Mobile, Nationale Nederlanden, Carlsberg, KimberlyClark, Japan Tobacco International czy Toyota, KGHM. Wszystkie dane, które nasi klienci umieszczają w systemie, nie opuszczają Unii Europejskiej. Możemy cyfrowo odwzorować ścieżkę obiegu dokumentów, akceptacji i raportowania, bez konieczności dostosowywania procesów klienta do ograniczeń systemu co ma miejsce w konkurencyjnych rozwiązaniach „pudełkowych”. Nie wiążą nas przy tym żadne ograniczenia w integracji z innymi, istniejącymi już u klientów systemami, w tym przede wszystkim systemami klasy ERP, czy prostszymi finansowo – księgowymi. Wyróżnia nas też bardzo krótki czas wdrożenia przy bliskim zeru zaangażowaniu działu IT klienta. 

Wszystkie funkcjonalności, moduły i sposób ich działania jest indywidualnie dostosowywany nie tylko do dzisiejszych potrzeb pracodawców, ale także do przyszłych, nieznanych dziś jeszcze wyzwań (jak okres pandemii), przez możliwość modyfikacji ścieżek decyzyjnych i rozwoju o kolejne moduły. Motivizer pozwala na wygodną obsługę świadczeń pozapłacowych, czyli pakietów sportowych i medycznych, ubezpieczeń grupowych, a także na obsługę Pracowniczych Programów Emerytalnych. Użytkownicy naszego systemu Motivizer mogą korzystać też z oferty ponad 150 dostawców różnego rodzaju benefitów.

Czy pracownik potrzebuje fachowego przeszkolenia, by móc korzystać z Motivizera?

System Motivizer jest intuicyjny i prosty w obsłudze. Z punktu widzenia pracowników (użytkowników systemu) wymaga jedynie prostej prezentacji jego możliwości. Szkolenia dotyczą bardziej administratorów, w przypadku kiedy chcą sami, bez wsparcia naszego zespołu, zarządzać systemem. W żadnym razie nie są to jednak skomplikowane procesy, a w razie potrzeby do dyspozycji jest chat i infolinia działająca 365 dni przez 7 dni w tygodniu. System jest nie tylko dopasowany do potrzeb klientów, zintegrowany z ich firmowymi systemami, zarówno kadrowymi jak i finansowymi. Także wygląd systemu, układ ikon i kolorystyka dostosowane są do indywidualnych wymagań. – każdy aspekt jest zgodny z brand bookiem klienta. Stosujemy tzw. integrację SSO (Single Sign On), dzięki któremu użytkownik ma jeden login i hasło, które pozwalają na dostęp do różnych narzędzi, które udostępnia mu pracodawca. Każdy pracownik ma dostęp do naszego systemu w pracy i poza nią 365 dni w roku przez 24 godziny na dobę. Użytkowanie systemu jest proste i intuicyjne, zarówno przy wykorzystaniu tzw. infokiosków pracowniczych, pełnowymiarowego desktopa czy laptopa, jak i poprzez urządzenia mobilne typu tablet i smartfon.

Pytanie o bezpieczeństwo danych jest dla firm jednym z kluczowych pytań. Jak to wygląda od strony Waszego produktu?

Bezpieczeństwo IT w organizacji i związane z tym bezpieczeństwo danych to w dzisiejszych warunkach rynkowych absolutnie kluczowa kwestia. Zapewnienie tego bezpieczeństwa to w istocie ciągły proces doskonalenia narzędzi i procedur, w którym każdego dnia pojawiają się nowe zagrożenia, zmienne i niewiadome. Nie wolno stać w miejscu, dlatego w Motivizer stosujemy i wdrażamy najnowsze i najwyższe standardy bezpieczeństwa, regularnie jesteśmy audytowani przez międzynarodowe firmy certyfikujące. Dysponujemy min. systemem klasy SIEM (Security Information and Event Management), pomagającym nam w aktywny sposób w walce z zagrożeniami, mamy certyfikację ISO 27001 i ISO 27018,

Istotnym elementem zapewnienia bezpieczeństwa, który udostępniamy naszym klientom jest także polityka retencji danych. Określa ona procedury postępowania związane z ustaleniem czasu ich przetwarzania w celu realizacji istniejących procesów biznesowych. Opracowaliśmy w naszym systemie specjalny moduł retencji, który pozwala administratorom naszych klientów na łatwe zarządzanie polityką retencji w organizacji.

Czy tego rodzaju systemy mają szansę trafić nie tylko do spółek, ale i do publicznych instytucji, będących przecież również dużymi pracodawcami?

Oczywiście! Jednostki publiczne, samorządy, szkoły, uniwersytety też przecież dbają o swoich pracowników i szczególnie dziś rozpoczynają proces cyfryzacji swoich procedur. Nie mogę jeszcze zdradzać szczegółów, ale mam nadzieję, że niebawem będziemy mogli zakomunikować rozpoczęcie współpracy z jedną z najważniejszych instytucji publicznych w Polsce.