Cyfryzacja procesów biznesowych i sposobów motywowania pracowników w dobie COVID-19 – szansa, czy konieczność?



kategorie: Motywowanie pracowników
temat: , , ,

   Pandemia wirusa Sars- CoV- 2, nazywanego COVID-19, oznacza dla świata cały szereg niespodziewanych wyzwań. Żadne z nich nie jest jednak tak naprawdę nowe. Ograniczenia i problemy związane z koronawirusem przyspieszyły jedynie trendy i zmiany, które już wcześniej kształtowały naszą rzeczywistość. Wydaje się, że największy wpływ na to, jak wyglądał będzie post-pandemiczny świat będą miały trzy najsilniejsze trendy:

● spowolnieniu ulegnie tempo globalizacji,

● nastąpi skokowy wzrost zadłużenia,

● będzie postępować gwałtowna cyfryzacja świata

Spośród wymienionych trendów ostatni wzmocniony zostanie najsilniej i będzie zdecydowanie najbardziej widoczny. Szybka cyfryzacja pracy i życia jaką wymusiła pandemia przez ograniczenie kontaktów międzyludzkich nie jest niczym nowym.

Niewiele osób pamięta przełomowy esej Marca Andereseen’a opublikowany w środku kryzysu finansowego w 2008 r: „Software is eating the world” z główną myślą przewodnią: „6 dekad po opracowaniu komputerów i 4 dekady po wynalezieniu mikroprocesora technologia potrzebna do transformacji cyfrowej jest gotowa i może zadziałać w skali globalnej”.

Spostrzeżenie z 2008 roku stało się dzisiaj w pełni realne. Gwałtowna i powszechna digitalizacja sposobu pracy firm , w ciągu zaledwie kilku miesięcy 2020 roku stała się faktem.

Trend digitalizacji procesów biznesowych silniejszy niż kiedykolwiek

Przejście na pracę zdalną, wykorzystywaną do tej pory przez niewielką część pracowników, a obecnie w niespotykanie dużej skali oznacza ogromne wyzwanie dla managerów, szczególnie wyższych i najwyższych szczebli, oraz wspierających ich działów HR. Digitalizacja pracy to między innymi także ograniczenie kontaktów face to face, zarówno jako środek ostrożności w walce z rozprzestrzenianiem się wirusa COVID-19, ale także jako trwała tendencja do ograniczania czysto technicznych czynności, które mogą być przeniesione do wirtualnego świata.

Należy również zauważyć, iż trend digitalizacji procesów biznesowych dotyczy również branż przemysłowych, które do tej pory nie wykorzystywały technologii w tak zaawansowanym stopniu np. firmy logistyczne czy produkcyjne.

System kafeteryjny – odpowiedź na potrzeby działów hr

Efektywne przejście na nowy sposób pracy, oprócz platform wideokonferencyjnych, wymaga także odpowiednich narzędzi wspomagających prace działów human resources. Stanęły one przed całkiem nowymi wyzwaniem – działania bez fizycznego kontaktu z pracownikami. Pojawia się więc pilna potrzeba digitalizacji i automatyzacji procesów, które dotychczas pochłaniały większość czasu i energii np. przyjmowania i akceptacji wniosków, rozliczania, raportowania, – obiegu dokumentów, czyli codziennej pracy działów HR.

Odpowiedzią na dzisiejsze zapotrzebowanie technologii w obszarze HR jest system kafeteryjny.
Platformy działające w modelu biznesowym „platform wielostronnych” dostarczają z jednej strony narzędzia dla Działów HR poprzez automatyzację procesów, a z drugiej strony rozwiązanie dla pracowników, którzy w jednym wirtualnym miejscu mogą zrealizować swoje benefity na podstawie przyznanych uprawnień.

Ewolucja w motywowaniu i nagradzaniu pracowników

W świecie „przed-covidowym” większość uwagi HR koncentrowała się na tzw. pozapłacowych benefitach w rodzaju: pakietów sportowych i biletów do kin, a także działaniach nakierowanych na wzmacnianie motywacji pracowników takich jak team buildingowe spotkania, czy wyjazdy integracyjne. W nowej rzeczywistości większość z tych tradycyjnych działań stała się praktycznie niemożliwa do realizacji. Siłownie, baseny i kina stały się najpierw miejscami, w których przebywanie wiązało się z wysokim ryzykiem zarażenia, a następnie zostały zamknięte. Wyjazdy integracyjne czy wspólne team buildingowe spotkania zespołów stały się w warunkach „pełzającego lockdown’u” całkowicie niemożliwe. Motywowanie pracowników weszło na nowy cyfrowy poziom.

W nowej rzeczywistości, podobnie jak platformy telekonferencyjne w przypadku spotkań, dla  działów HR  zyskały na znaczeniu narzędzia pozwalające ograniczyć fizyczny kontakt z pracownikami i automatyzujące składanie wniosków, akceptację dokumentów i przygotowywanie różnego rodzaju raportów. Digitalizacja i automatyzacja czysto technicznych działań przez systemy odciążające działy HR od manualnej pracy raportowo – wnioskowej pozwoliła na przekierowanie uwagi, energii i czasu na przygotowywanie inicjatyw, które w nowy sposób będą motywować i wyzwalać satysfakcję pracowników w warunkach ograniczonego kontaktu między nimi.

 

Nie bez znaczenia jest również fakt, iż na zadowolenie pracowników wpływa  szybsze rozpatrywanie wniosków, a tym samym otrzymanie świadczenia od pracodawcy.

Szybciej, bezpieczniej – integracja systemu kafeteryjnego z systemem dziedzinowym IT pracodawcy

Główny nacisk przy wyborze funkcjonalności systemów wspomagających HR kładzie się dziś na rzeczywiste ułatwienia w składaniu, rozliczaniu i raportowaniu za pośrednictwem platform cyfrowych wniosków o różnego rodzaju świadczenia – od abonamentów medycznych i ubezpieczeń grupowanych po becikowe, wczasy pod gruszą, dofinansowanie do okularów i wszystkie inne benefity, które były do tej pory realizowane w formie papierowej.

Integracje systemów kafeteryjnych z systemami dziedzinowymi IT pracodawcy umożliwia szybką integrację oraz wymianę danych, a sama platforma traktowana jest jako centrum usług HR.

W cyfrowym świecie dramatycznie spadło z kolei znaczenie tzw. Kudosów, narzędzia wprowadzonego przez LinkedIn w 2018 roku. Dziś ludzie mogą sobie gratulować dobrze wykonanej pracy na czacie Teems’ów,  Zooma czy Google Meets, które stały się codziennym miejscem pracy. Nie do przecenienia są za to funkcjonalności systemów HR. Na przykład  obrazują całość świadczeń uzyskiwanych od pracodawcy (tzw. TRS – Total Reward Statament), albo pozwalają zorganizować w prosty sposób zrzutkę całego zespołu na prezent dla jednego z członków. Synonimem nowych czasów stał się np. voucher na zakupy w wybranym serwisie e-commerce np. Allegro (nie jest więc zaskoczeniem, że spółka ta została najwyżej wycenianą spółką na GPW).

Digitalizacja biznesu stała się faktem i koniecznością​

Nie ma wątpliwości, że epidemia kiedyś się skończy, nie mniej oczekiwanie, że świat powróci do tego jakim był, a firmy wycofają się z głębokiej digitalizacji jest niemożliwe, tak samo jak oczekiwanie części mieszkańców Wielkiej Brytanii, że w związku z Brexitem powróci „stara dobra Anglia z lata 60-tych i 70-tych.”. Automatyzacja i cyfryzacja pozostanie z nami na stałe, a wprowadzone w pandemii cyfrowe funkcjonalności, staną się dla firm niezbędne. Na coraz bardziej konkurencyjnym rynku wygrają ci, którzy wprowadzą systemy rzeczywiście cyfryzujące procesy: obiegu dokumentów i biznesowe, obciążające pracowników od wykonywania prostych, manualnych czynności raportowo – wnioskowych. Przesunie to wiele zasobów czasu, uwagi i energii na czynności „unikalnie charakterystyczne dla człowieka”  jak opracowywanie innowacyjnych sposobów odpowiadania na nowe potrzeby i wyzwania. 

Autorem publikacji jest Piotr Dubno, CFO Motivizer

Zobacz ofertę na stronie głównej