Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – kto i jak może z niego korzystać?

Pracownicy w biurze

Właściciele zarówno małych, jak i dużych przedsiębiorstw posiadają coraz większą świadomość tego, jak ważne jest tworzenie przyjaznych warunków pracy oraz jakie korzyści płyną z dodatkowego, najczęściej niematerialnego, nagradzania pracowników. Szczególnie, że benefity mogą być organizowane w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Dlatego warto wiedzieć, co to dokładnie jest, kiedy założenie funduszu socjalnego jest obligatoryjne i co może być w jego ramach rozliczane.

 

 

Co to jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, zwany dalej ZFŚS, to środki finansowe, które gromadzone są przez pracodawcę po to, aby móc wykorzystać je na pomoc socjalną dla uprawnionych pracowników. Najczęściej środki pieniężne w ramach ZFŚS odkładane są na osobne konto bankowe, a ich wysokość jest uzależniona od wartości odpisów obowiązujących w danym roku kalendarzowym.

 

Kiedy istnieje obowiązek tworzenia funduszu socjalnego?

Nie na każdym właścicielu firmy będzie ciążyć obowiązek tworzenia funduszu socjalnego. Według aktualnych przepisów, ZFŚS musi być utworzony w przedsiębiorstwach, w których jest co najmniej 50 pracowników zatrudnionych na pełny etat. A więc w przypadku, gdy pracodawca zatrudnia poniżej 50 pracowników, nie musi, choć może, stworzyć zakładowy fundusz socjalny.

Bardzo ważne jest zapoznanie się ze zmianami w przepisach, ponieważ jeszcze do niedawna, czyli do 31 grudnia 2016 roku, ZFŚS musiał być utworzony w przedsiębiorstwach, które zatrudnia co najmniej 20 pracowników na pełny etat. Trzeba też wiedzieć, że liczbę pracowników ustala się zawsze na dzień 1 stycznia danego roku.

Właściciele niedużych firm często zastanawiają się, czy opłaca się utworzyć taki fundusz. I choć wszystko zależy od organizacji środków pieniężnych w przedsiębiorstwie, najczęściej jest to korzystne rozwiązanie. Szczególnie, że wykorzystywane w ramach ZFŚS pieniądze służą zaspokajaniu poza zawodowych potrzeb pracowników, co pozytywnie wpływa na ich motywację oraz zwiększa lojalność wobec pracodawcy. A kto w praktyce może skorzystać na utworzeniu zakładowego funduszu?

 

Kto korzysta z ZFŚS?

Oczywistym jest, że to pracownicy danej firmy korzystają ze środków zgromadzonych w ramach ZFŚS. W praktyce jednak pracodawca, w oparciu o Ustawę z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ustala w jaki sposób rozdysponuje środki pomiędzy pracowników.

Charakter i wysokość przyznawanych, najczęściej pozamaterialnych, benefitów zależy od sytuacji materialnej, rodzinnej oraz zdrowotnej pracowników, dlatego nie może dojść do sytuacji, w której wszystkim pracownikom wypłacany jest fundusz w równej wysokości.

Nie można jednak uzależniać dodatkowego wynagrodzenia od wymiaru etatu, stażu pracy czy oceny jakości pracy.

Przez to, iż wypłata środków z ZFŚS jest zależna od wielu czynników, bardzo ważne jest dokładne i czytelne sformułowanie regulaminu, ponieważ w innym wypadku pracownik może mieć zastrzeżenia, co do zasadności przyznawania środków. Jeśli czuje się poszkodowany w tym względzie, przysługuje mu prawo zgłoszenia się do Państwowej Inspekcji Pracy lub do sądu. Z tego względu warto, aby odpowiedni regulamin przygotował prawnik zajmujący się prawem pracy.

 

Na co można wykorzystać środki z funduszu?

Choć wspomniana wcześniej ustawa jasno określa, w jaki sposób można wykorzystać środki z funduszu socjalnego, w praktyce właściwa interpretacja przepisów może nastręczać wielu problemów pracodawcom. Jest to kolejny powód, aby przy pomocy doświadczonego prawnika stworzyć regulamin przyznawania świadczeń.

Przykładowo, środki mogą być wykorzystane na:

  • dofinansowanie wypoczynku;
  • dofinansowanie świadczeń sportowo-rekreacyjnych lub kulturalno-oświatowych;
  • paczki żywnościowe dla dzieci pracowników lub z okazji świąt;
  • tworzenie przyzakładowych przedszkoli oraz środków;
  • zapomogi.

Wsparcie z ZFŚS nie może być natomiast przeznaczone na:

  • imprezy integracyjne i organizację zakładowych świąt;
  • premie oraz nagrody;
  • edukację pracowników;
  • organizację firmowej stołówki;
  • prywatną opiekę medyczną dla pracowników;
  • zakup środków trwałych.

Przyjmuje się, że przyznawane dodatki muszą mieć charakter socjalny. Dlatego, jak już zostało to wspomniane, wszystko zależy od właściwej interpretacji przepisów oraz stworzenia zgodnego z prawem regulaminu.

 

Wykorzystanie środków z ZFŚS na przykładzie platformy kafeteryjnej Motivizer

Skorzystanie z systemu kafeteryjnego, który umożliwia wygodne przyznawanie atrakcyjnych benefitów dla pracowników, jest też dużym udogodnieniem dla pracodawcy. Dzięki intuicyjnej platformie można w prosty sposób rozliczać środki przyznawane w ramach ZFŚS.

Aby ułatwić to naszym klientom, przedstawiamy listę świadczeń, które mogą pochodzić z funduszu socjalnego:

  • karta podarunkowa Travellist;
  • bony podarunkowe na zabiegi SPA;
  • bony Wakacje.pl;
  • bilety do kina;
  • bilety do teatru i na inne wydarzenia kulturalne;
  • karta sportowa OK System;
  • karta Sport i Kultura Edenred;
  • vouchery prezentmarzen.pl;
  • bony towarowe RTV Euro AGD, Saturn, Media Markt oraz Decathlon;
  • karta podarunkowa dla pracowników Edenred.

Zasady przyznawania niektórych z tych świadczeń, jeśli mają być realizowane w ramach funduszu, muszą zostać ściśle określone w regulaminie. Dlatego zachęcamy do współpracy z naszym zespołem, który wszystko szczegółowo objaśni.

Natomiast w ramach ZFŚS nie można przyznawać dostępnych w systemie kafeteryjnym Motivizer świadczeń:

  • karty elektroniczne Empik;
  • karty podarunkowe Zalando i Douglas;
  • karty rabatowe OpenCard;
  • karty przedpłacone paliwowe Circle K;
  • karta żywieniowa dla pracowników Edenred;
  • kurs językowy Lingua Nova;
  • usługi: pakiet medyczny LUX-MED, obsługa prawna, obsługa księgowa, osobisty konserż, abonament kwartalny CENSEI.

 

Choć mogłoby się wydawać, że rozliczanie środków z ZFŚS nie powinno być trudne, w praktyce nastręcza to wiele trudności. Jednak decydując się na przyznawanie dodatkowych benefitów motywujących w ramach systemu kafeteryjnego można sobie te kwestie ułatwić. Dzięki specjalnemu modułowi wystarczy oznaczyć, jakie benefity mają być przyznawane z funduszu i w prosty sposób to ewidencjonować.