Jak stworzyć regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Coraz więcej pracodawców decyduje się na utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), ponieważ dzięki temu możliwe jest rozliczanie niektórych świadczeń pozapłacowych będących prostym sposobem na motywację pracowników. A kiedy na właścicielu firmy ciąży obowiązek stworzenia ZFŚS? I w jaki sposób utworzyć regulamin, aby uniknąć roszczeń ze strony niezadowolonych pracowników?

 

• Kiedy pracodawca musi utworzyć ZFŚS?
• Kto ustala regulamin ZFŚS?
• Co należy zamieścić w regulaminie ZFŚS?
• Jak stworzyć regulamin ZFŚS?

 

Kiedy pracodawca musi utworzyć ZFŚS?

Na początku należy wiedzieć, że jeśli w firmie zatrudnionych na pełen etat jest co najmniej 50 pracowników, pracodawca musi utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, przy czym liczbę pracowników ustala się zawsze na dzień 1 stycznia bieżącego roku. W innym wypadku tworzenie funduszu jest obligatoryjne, choć wiele firm i tak się na to decyduje – łatwiej jest wtedy rozliczać pozapłacowe benefity, organizowane np. w ramach systemu kafeteryjnego, takiego jak Motivizer.

Warto też dodać, że do 2016 r. obowiązywały przepisy według których liczba zatrudnionych na pełen etat pracowników musiała wynosić 20 osób. Dlatego na bieżąco należy śledzić wszelkie zmiany w przepisach.

 

Kto ustala regulamin ZFŚS?

Regulamin ZFŚS to wewnątrzzakładowy dokument, który stanowi źródło prawa, dlatego jeśli przepisy w nim zawarte nie są przestrzegane, pracownik może na jego podstawie wystąpić do właściwego urzędu lub sądu ze swoimi roszczeniami. Z tego względu należy dokładnie określić zasady i warunki korzystania ze świadczeń oraz sposób przyznawania środków na poszczególne cele.

Regulamin powinien być także tworzony na podstawie Ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9.3.2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Obowiązek stworzenia tego dokumentu ciąży na pracodawcy, chociaż na jego ostateczny kształt wpływ mają również pracownicy. Co to oznacza? Gdy w firmie funkcjonuje związek zawodowy, pracodawca musi uzyskać jego zgodę na przyjęcie regulaminu. W sytuacji gdy na terenie zakładu nie prowadzi działalności żadna organizacja pracownicza, na ostateczny kształt regulaminu może mieć wpływ pracownik powołany do reprezentowania interesów całej załogi.

Natomiast jeśli w momencie zatwierdzania dokumentu w firmie nie działa żaden związek zawodowy, regulamin nie traci swojej mocy prawnej, gdy ten zostanie utworzony.

 

Co należy zamieścić w regulaminie ZFŚS?

Regulamin powinien zaczynać się od określenia podstawy prawnej, czyli wcześniej wymienionej ustawy oraz rozporządzenia. Następnie należy ustalić wysokość odpisów oraz wskazać pracowników, którzy będą mogli korzystać z tego funduszu.

W dokumencie muszą znaleźć się informacje dotyczące rodzajów działalności socjalnych podejmowanych przez firmę oraz trybu ubiegania się o nie. Aby uniknąć roszczeń ze strony pracowników warto też dokładnie opisać warunki korzystania ze świadczeń, aby tym samym rozwiać wszelkie niejasności.

 

Jak stworzyć regulamin ZFŚS?

Każdy regulamin powinien zawierać trzy najważniejsze działy dotyczące: osób uprawnianych do korzystania ze świadczeń, przeznaczenie funduszu, czyli jakie świadczenia mogą być w jego ramach realizowane oraz tryb i warunki przyznawania pozapłacowych benefitów.

Na początku należy określić listę osób, które mogą korzystać z zakładowego funduszu. Mogłoby się wydawać, że ich liczba ograniczona jest do ilości pracowników, jednak w ustawie o ZFŚS jest zaznaczone, że osobami uprawnionymi mogą być ponadto członkowie rodziny pracowników, czy też byli pracownicy (np. emeryci, dla których zakład był ostatnim miejscem pracy). Trzeba przy tym wiedzieć, że należy wymienić wszystkie osoby uprawnione, które wskazuje ustawa, pracodawca może jedynie rozszerzyć tę listę, np. o pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

Następny rozdział regulaminu powinien dotyczyć przeznaczenia funduszu. W praktyce polega to na wymienieniu wszystkich działalności o charakterze socjalnym, które mogą być oferowane w ramach funduszu. Jako przykład można podać materialną pomoc w opiece nad dziećmi, dofinansowanie wypoczynku oraz pomoc finansową. Zachęcamy do zapoznania się z artykułem dotyczącym ZFŚS (https://motivizer.pl/blog/zakladowy-fundusz-swiadczen-socjalnych-kto-i-jak-moze-z-niego-korzystac#pyt.5), w którym przedstawiliśmy listę świadczeń wchodzących w skład naszego systemu kafeteryjnego, które mogą pochodzić z funduszu socjalnego.

Niezwykle szczegółowo musi być opisany rozdział o zasadach przyznawania świadczeń, przy czym należy wziąć pod uwagę, że najważniejsze jest kryterium socjalne. A więc otrzymane benefity powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, co jednocześnie uniemożliwia przyznawania każdemu „po równo” świadczeń. Nie można też uzależniać wysokości pomocy wyłącznie od wysokości wynagrodzenia danego pracownika.

W dokumencie trzeba też zawrzeć informacje dotyczące źródeł finansowania ZFŚS, utworzenia Komisji Socjalnej oraz postanowienia początkowe i końcowe.

 

Regulamin ZFŚS musi dokładnie określać funkcjonalnie tego funduszu, a wszystkie zapisy powinny być zgodne z obowiązującą ustawą. Dlatego podczas jego tworzenia warto korzystać z pomocy doświadczonych prawników, ponieważ wszelkie nieścisłości mogą generować dla firmy problemy prawne oraz straty finansowe.

Zobacz ofertę na stronie głównej