Motivizer to platforma benefitowa wybierana przez działy HR średnich i dużych organizacji w Polsce. Pracownicy sami decydują, z jakich świadczeń korzystają. HR zarządza budżetami, ZFŚS i komunikacją z poziomu jednej konsoli - bez arkuszy Excela i rozproszonych narzędzi.
System kafeteryjny to model świadczeń pracowniczych, w którym firma przyznaje pracownikowi określony budżet (w punktach lub złotych), a pracownik samodzielnie wybiera benefity z dostępnego katalogu - zamiast otrzymywać jeden, sztywny pakiet narzucony przez pracodawcę.
W praktyce nowoczesny system kafeteryjny to platforma online, która agreguje karty sportowe, prywatną opiekę medyczną, vouchery zakupowe, kursy językowe, ubezpieczenia, świadczenia z ZFŚS oraz wiele innych kategorii w jednym koszyku świadczeń. Dzięki temu jeden pracownik może wybrać kartę MultiSport, drugi - pakiet medyczny dla rodziny, a trzeci - budżet na książki i szkolenia.
Z perspektywy działu HR to narzędzie, które zastępuje obsługę benefitów rozproszoną między kilkoma dostawcami, mailowymi listami i arkuszami Excel. Z perspektywy CFO - model rozliczeń, w którym kontroluje się każdą złotówkę i upraszcza księgowanie świadczeń, w tym tych wypłacanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Najczęstszy powód wdrożenia systemu kafeteryjnego: tradycyjne pakiety benefitów są drogie dla firmy, ale słabo dopasowane do różnorodnych zespołów. Pracownik bez dzieci nie potrzebuje opieki rodzinnej, a osoba pracująca zdalnie rzadko wykorzystuje kartę sportową w okolicy biura.
| Wymiar | Tradycyjny pakiet | System kafeteryjny Motivizer |
|---|---|---|
| Wybór świadczeń | Jeden pakiet narzucony wszystkim | Pracownik wybiera z katalogu w ramach budżetu |
| Liczba dostawców do obsługi | 5-15 (sport, medycyna, ubezpieczenia, vouchery, ZFŚS…) | Jedna platforma, jedna umowa, jedna faktura |
| Obsługa ZFŚS | Excel, ręczne wnioski, rozliczenia papierowe | Zautomatyzowany moduł ZFŚS z progami dochodowymi |
| Wykorzystanie budżetu | Częste „leżakowanie" niewykorzystanych środków | Pełna widoczność i raporty wykorzystania w czasie rzeczywistym |
| Skalowanie na różne grupy | Trudne - każda grupa wymaga osobnej umowy | Polityki benefitowe dla działów, lokalizacji, stanowisk |
| Komunikacja z pracownikiem | Maile, intranet, plakaty | Powiadomienia push w aplikacji + segmentowane kampanie |
| Bezpieczeństwo danych | Zależne od każdego z dostawców osobno | ISO 27001, 22301, 27017, 27018 + zgodność z RODO |
System kafeteryjny działa wtedy, gdy faktycznie ułatwia życie wszystkim trzem grupom: pracownikom, działowi HR i osobom odpowiedzialnym za budżet. Tak właśnie zaprojektowaliśmy Motivizer.
Loguje się przez przeglądarkę lub aplikację mobilną. Widzi swój budżet, wybiera świadczenia, śledzi historię zakupów.
Konfiguruje polityki benefitowe, zarządza ZFŚS, obserwuje wykorzystanie budżetów. Bez Excela, bez maili.
Otrzymuje przejrzyste raporty wykorzystania świadczeń i zwrotu z inwestycji w benefity. Jedna faktura, jedna umowa.
Katalog dopasowujemy do polityki benefitowej Twojej firmy. Możesz włączyć dowolne kategorie świadczeń i dodać własnych dostawców. Najczęściej wykorzystywane kategorie:
ZFŚS to jeden z najbardziej obciążających procesów dla zespołu HR i działu kadr. Wnioski papierowe, weryfikacja progów dochodowych, ręczne kalkulacje, rozliczenia z księgowością - w średniej organizacji potrafią zajmować kilkadziesiąt godzin miesięcznie.
Motivizer obsługuje cały cykl ZFŚS w jednym module zgodnym z ustawą o ZFŚS: od konfiguracji regulaminu, przez przyjmowanie wniosków online z weryfikacją oświadczeń o dochodzie, po automatyczne księgowanie świadczeń i przygotowanie danych do PIT-11.
Pełna ścieżka świadczenia socjalnego - od wniosku pracownika do księgowania w systemie kadrowo-płacowym:
W rezultacie: komisja socjalna i HR przestają obsługiwać ZFŚS „ręcznie". Czas obsługi pojedynczego wniosku spada z dni do minut, a księgowość otrzymuje gotowe dane do zaksięgowania w cyklu miesięcznym.
W systemie kafeteryjnym przetwarzane są dane osobowe pracowników, dane dotyczące zdrowia (przy module medycznym) oraz informacje finansowe (ZFŚS). Dlatego Motivizer został zaprojektowany pod wymagania działów bezpieczeństwa i compliance dużych organizacji.
Międzynarodowy standard zarządzania bezpieczeństwem informacji, obejmujący politykę bezpieczeństwa, kontrolę dostępu, ciągłość działania i zarządzanie incydentami.
Standard gwarantujący zdolność platformy do funkcjonowania w sytuacjach kryzysowych - z planami odzyskiwania, redundancją infrastruktury i procedurami testowanymi cyklicznie.
Norma rozszerzająca ISO 27001 o specyficzne kontrole dla usług chmurowych - odpowiedzialność dostawcy, separacja środowisk klienckich, monitorowanie aktywności.
Norma dedykowana ochronie danych osobowych przetwarzanych w usługach chmurowych - wspiera realizację praw podmiotów danych wynikających z RODO, w tym prawa do bycia zapomnianym.
Pełna zgodność z RODO i polskimi przepisami o ochronie danych osobowych. Umowa powierzenia (DPA) gotowa do podpisania, rejestr czynności przetwarzania, procedury obsługi praw podmiotów danych.
SSO przez SAML 2.0 i OAuth 2.0 (Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta). Integracje z systemami HRMS, payroll i ERP - m.in. SAP, TETA, Enova i inne.
Standardowe wdrożenie Motivizera dla organizacji 100-1000 pracowników trwa od 2 do 8 tygodni. Prowadzi je dedykowany Customer Success Manager. Po stronie klienta wymagamy zaangażowania działu HR, IT (przy integracjach) i komisji socjalnej (przy ZFŚS).
Warsztat z zespołem HR. Mapowanie obecnych dostawców, polityki benefitowej, regulaminu ZFŚS, struktury organizacyjnej. Definicja wymagań integracji z systemami HR/payroll.
Konfiguracja polityk benefitowych, struktury grup pracowników, modułu ZFŚS. Podpisanie umów z dostawcami benefitów (lub przeniesienie z istniejących). Branding platformy.
Integracja SSO, payroll, HRMS. Migracja bazy pracowników. Testy akceptacyjne (UAT) z zespołem HR. Konfiguracja raportów i dashboardów dla zarządu.
Pakiet komunikacyjny dla pracowników (mailing, plakaty, FAQ). Webinary onboardingowe. Go-live i monitorowanie pierwszych dni. Po wdrożeniu - dedykowany opiekun klienta na bieżąco.
Z platformy korzystają zarówno międzynarodowe koncerny FMCG i logistyki, jak i polskie firmy produkcyjne czy organizacje BPO. Cztery przykłady wdrożeń:
Motivizer projektowany jest pod organizacje, które przekroczyły próg, w którym ręczna obsługa benefitów przestaje się skalować. W praktyce oznacza to firmy zatrudniające co najmniej kilkadziesiąt osób, choć największą wartość platforma dostarcza w organizacjach 100-10 000+ pracowników.
Najczęstsze branże klientów Motivizer:
Wycena zależy od liczby pracowników, zakresu modułów (sam katalog benefitów vs pełen pakiet z ZFŚS i komunikacją), zakresu integracji oraz długości umowy.
Model rozliczenia: miesięczna opłata abonamentowa za użytkownika aktywnego, bez ukrytych prowizji od transakcji benefitowych. Wyceny przygotowujemy indywidualnie po krótkiej rozmowie kwalifikacyjnej (15-20 min) z zespołem sales.
Cena zależy od trzech zmiennych: liczby pracowników, zakresu modułów (sam katalog benefitów vs pełna platforma z ZFŚS, komunikacją i integracjami) oraz wymaganego zakresu wdrożenia. Wycenę przygotowujemy indywidualnie po krótkiej rozmowie kwalifikacyjnej z zespołem sales - model rozliczenia opiera się na miesięcznej opłacie abonamentowej za użytkownika aktywnego, bez ukrytych prowizji od transakcji benefitowych.
Z ZUS świadczenia z ZFŚS są zwolnione w całości pod warunkiem spełnienia kryterium socjalnego. Z PIT są zwolnione do limitu określonego w ustawie (1000 zł rocznie).
Motivizer automatycznie oznacza każde świadczenie odpowiednim kodem podatkowym i przygotowuje dane do PIT-11. Konkretne kwalifikacje podatkowe konsultuj z księgowością firmy lub doradcą podatkowym.
Moduł ZFŚS Motivizer obsługuje pełen cykl świadczenia socjalnego: od konfiguracji regulaminu i progów dochodowych, przez wnioski online pracowników z oświadczeniami o dochodzie, weryfikację przez komisję socjalną, akceptacje i workflow, aż po automatyczne księgowanie świadczeń i raporty PIT-11.
Platforma jest zgodna z ustawą o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych i obsługuje wszystkie najczęściej spotykane scenariusze - od dofinansowań wypoczynku, przez zapomogi losowe, po świadczenia świąteczne.
Standardowe wdrożenie Motivizera dla organizacji 100-1000 pracowników trwa od 2 do 8 tygodni i jest podzielone na cztery fazy: discovery, konfiguracja, integracje i UAT, onboarding. Wdrożenia w większych organizacjach z rozbudowanymi integracjami mogą trwać dłużej. Każde wdrożenie prowadzi dedykowany Customer Success Manager.
Nie, Motivizer to platforma agregująca, a nie alternatywa dla konkretnych dostawców benefitów. W ramach katalogu Motivizera pracownik może wybrać kartę sportową (w tym MultiSport), pakiet medyczny (w tym Medicover) lub inne dostępne świadczenia. Decyzja, którzy dostawcy znajdą się w katalogu Twojej firmy, należy do działu HR.
Tak. Motivizer jest dostępny w przeglądarce oraz w natywnej aplikacji mobilnej na iOS i Androida. To szczególnie istotne dla organizacji z rozproszonymi zespołami - pracownicy produkcyjni, kierowcy, pracownicy magazynów i sklepów obsługują benefity z poziomu telefonu, bez konieczności logowania się przez komputer.
Tak, prowadzimy migracje z innych platform benefitowych. Standardowo przenosimy bazę pracowników, struktury organizacyjne i - gdy to możliwe - historię świadczeń. Zachowanie ciągłości umów z dostawcami benefitów (np. operatorami kart sportowych) ustalamy indywidualnie w fazie discovery.
Motivizer integruje się z najczęściej wykorzystywanymi w polskich organizacjach systemami HR, payroll i ERP. Standardowo wspieramy SSO przez SAML 2.0 i OAuth 2.0 (Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta). Integracje z systemami płacowymi i kadrowymi realizujemy przez API lub eksporty plikowe - pełna lista i wymagania techniczne są dostępne na życzenie.
Motivizer posiada cztery certyfikaty ISO obejmujące bezpieczeństwo informacji (27001), ciągłość działania (22301), bezpieczeństwo chmury (27017) i ochronę danych osobowych w chmurze (27018). Platforma jest w pełni zgodna z RODO i przepisami polskimi. Z każdym klientem podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA), a zespół Customer Success obsługuje wszelkie zapytania od działu compliance i bezpieczeństwa.
Motivizer jest projektowany pod organizacje średnie i duże, gdzie ręczna obsługa benefitów przestaje się skalować. Najlepsze efekty platforma daje od ok. 100 pracowników wzwyż. W mniejszych firmach koszt licencji może nie zwracać się szybko - wówczas warto rozważyć prostsze rozwiązania benefitowe.
Umów 30-minutowe demo z naszym konsultantem. Pokażemy Ci platformę na realnych przykładach, omówimy specyfikę Twojej organizacji i przygotujemy wycenę dopasowaną do potrzeb działu HR.
Zapisz się już dziś na darmowe śniadanie dla praktyków HR:
konkretnie, na luzie i z jajem!
Posłuchaj, czym się zajmujemy. Włącz nasz filmik, aby dowiedzieć się więcej w kilka minut.